Beskyttelse af personlige oplysninger

Behandling af persondata

Det er vigtigt for Rambøll, at vi beskytter vores kunders og brugeres personoplysninger og overholder reglerne i EU´s Persondataforordning (GDPR), som trådte i kraft d. 25. maj 2018. Vi har derfor udarbejdet en beskrivelse af, hvordan ProjectWEB indsamler, opbevarer og behandler dine persondata, samt hvordan du kan finde de informationer, vi har registreret og i øvrigt kontakte os for at udøve dine rettigheder.

Hvilke persondata opbevares og behandles?

Systemet behandler: Navn, e-mail adresse, telefon samt oplysninger om brugerens aktiviteter på ProjectWEB.

Det er muligt at angive følsomme oplysninger i fritekstfelter, men der er ikke intentionen, at systemet skal indeholde følsomme oplysninger.

Hvor længe behandles og gemmes persondata?

Behandling og opbevaring er ikke tidsbegrænset og varer indtil Aftalen opsiges eller ophæves af Rambøll eller af bestilleren af ProjectWEB’en.

Kryptering og opbevaring af data?

ProjectWEB hostes hos KMD, og derfor behandles persondata der er i ProjectWEB ikke uden for Danmark. Data krypteres mellem database, server og browser på brugerens PC. KMD har udarbejdet disaster recovery plan for retablering af servere og data, disse afprøves årligt. Back-up udføres dubleret på to forskellige lokaliteter i Danmark. Der er etableret overvågning af servere ifht. nedetid, adgang til data samt log-on forsøg.

Hvem har adgang til persondata i ProjectWEB?

Alle brugere har adgang til at se de persondata, der opbevares i den ProjectWEB, de har adgang til, da disse indgår og forudsættes for at ProjectWEB kan anvendes. Desuden har Teamet bag ProjectWEB (2-3 personer) samt KMD (altid kun 1-2 person i en tidsbegrænset periode) adgang til persondata så længe ProjectWEB’en er åben.

Kan en bruger blive slettet?

En bruger kan godt blive slettet eller fjernet fra en ProjectWEB, men de oplysninger der er tilknyttet og registeret om denne brugeres aktiviteter på ProjectWEB indgår under aftalen med ProjectWEB bestilleren og slettes først, når denne aftale ophæves.

Hvordan kan en bruger se de oplysninger, der er registreret om den pågældende?

Alle brugere kan se de oplysninger, der er registreret om den enkelte på en enkelte ProjectWEB. Under brugerens profil findes et ikon, der vise alle oplysninger registreret i et vindue. Derfra kan de evt. kopieres ud.

Hvor kan man henvende sig?

Du kan altid henvende dig til Teamet bag ProjectWEB info@projectweb.dk eller skrive til privacy@ramboll.dk, hvis du ønsker yderligere oplysninger om, hvordan Rambøll opbevarer og behandler dine personlige data i ProjectWEB.

Hvad har man gjort i ProjectWEB for at håndtere persondata?

ProjectWEB teamet har arbejdet på flere fronter for at imødekomme den nye persondataforordning:

  • Applikationen er tilpasset, så alle brugere kan se, hvad der er registreret om dem
  • Applikationen er tilpasset, så brugeren modtager mail, når persondata ændres
  • Applikationen er tilpasset, så en bruger kan fjerne sig selv fra en ProjectWEB
  • Applikationen er tilpasset, så alle oprettelsesmails der udsendes indeholder disclamer og link til beskrivelse af, hvordan ProjectWEB behandler persondata
  • Praksis er ændret, så et projekts data slettes, når ProjectWEB-aftalen ophører
  • Der er udarbejdet en beskrivelse af, hvordan ProjectWEB behandler persondata, og denne gøres tilgængelig for alle på www.projectWEB.dk
  • Standardkontrakten er udvidet med et databehandlerbilag.
  • Der er indgået databehandleraftale med KMD, der er underdatabehandler og udfører hosting af system og data. Administration af servere, databaser samt backup.